Het oneindig bewaren van persoonsgegevens zonder enige motivering mag niet volgens de Europese privacywetgeving. Daarom beveelt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan dat organisaties in hun register van verwerkingen benoemen hoe lang zij persoonsgegevens willen bewaren.
Dit is één van de vijf concrete aanbevelingen die de AP doet na een verkennend onderzoek onder dertig grote organisaties uit tien private sectoren. Het verkennend onderzoek heeft de AP een beeld gegeven van hoe het staat met de kwaliteit van de registers van verwerkingen.
Aleid Wolfsen, voorzitter van de AP: ‘De kwaliteit van het register van verwerkingen is voor de AP een goede peilstok. Voldoet dat register? Dan geeft dat een indruk hoe een organisatie de nieuwe Europese privacyregels naleeft.’
Vijf concrete aanbevelingen
Op basis van het verkennend onderzoek naar de registers van verwerkingen komt de AP met vijf concrete aanbevelingen:
- Benoem hoe lang en met welk doel je persoonsgegevens wil bewaren. Onder de Europese privacywetgeving is het niet toegestaan persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarmee ze verzameld zijn. Ook moeten organisaties kunnen motiveren waarom ze deze gegevens verzamelen.
- Neem de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke op in het register.
- Zorg voor een overzichtelijk bestand van alle verwerkingen van persoonsgegevens waarin gebruikers eenvoudig kunnen navigeren.
- Geef duidelijk aan op welke locatie of in welk bestand persoonsgegevens bewaard worden en neem deze locaties of bestanden op in het register. Deze informatie is relevant als mensen een verzoek om inzage of verwijdering indienen.
- Maak duidelijk welk doel bij welke verwerking hoort. Alleen een opsomming van de verwerkingen per afdeling in combinatie met een opsomming van de diverse doeleinden van de verwerkingen is niet voldoende.
Over het register van verwerkingen
De AP heeft veel informatie over het register van verwerkingen op de website staan. De informatie en de vragen en antwoorden staan hier.
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
